Domů
Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

KARMOD PREFABRİK YAPI TEKNO. İNŞ. SAN. TİC. LTD. ŞTİ.
FIREMNÍ POLITIKA OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Informace o dokumentu:

Název dokumentu:	Politika ochrany osobních údajů

Relevance dokumentu:	Účelem Politiky ochrany osobních údajů je plánovat procesy ochrany osobních údajů ze strany KARMOD a stanovit zásady, které budou v této záležitosti uplatňovány.

Datum vydání:	1. března 2020

Číslo verze:	1

Reference / Odůvodnění:	Personal Data Protectıon Law (the “PDPL”) No. 6698 a další právní předpisy

Schvalovací orgán:	KARMOD Management

ÚČEL

Žádat o ochranu vlastních osobních údajů je posvátným právem každého jednotlivce vyplývajícím z Ústavy. Jako KARMOD považujeme splnění požadavků tohoto práva za jeden z našich nejcennějších úkolů. Proto dbáme na to, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány a chráněny zákonným způsobem.

Firemní politika ochrany osobních údajů je navržena tak, aby stanovila zásady a postupy, které dodržujeme při zpracování a ochraně osobních údajů v důsledku důrazu, který klademe na ochranu osobních údajů.

ROZSAH

Politika zahrnuje veškeré druhy procesů prováděných s údaji, jako je získávání, zaznamenávání, ukládání, uchovávání, změna, přeorganizování, zpřístupnění, předávání, převzetí, poskytování, klasifikace nebo zabránění jejich použití atd., u všech osobních údajů spravovaných společností KARMOD, zcela nebo částečně automatizovanými prostředky nebo neautomatizovanými prostředky za předpokladu, že tvoří součást systému evidence údajů.

Politika se vztahuje na všechny zpracovávané osobní údaje partnerů, funkcionářů, zákazníků, zaměstnanců, funkcionářů a zaměstnanců dodavatelů a třetích stran společnosti KARMOD.

KARMOD může politiku změnit za účelem souladu s právními předpisy a rozhodnutími Personal Data Protection Authority a za účelem lepší ochrany osobních údajů.

DEFINICE

Zkratka	Definice

Skupina příjemců	Kategorie fyzických nebo právnických osob, kterým jsou osobní údaje předávány správcem údajů.

Výslovný souhlas	Souhlas, který je konkrétní vzhledem ke kontextu, informovaný a svobodně udělený.

Anonymizace	Učinění osobních údajů nemožnými k propojení s identifikovanou nebo identifikovatelnou fyzickou osobou, a to i prostřednictvím jejich porovnání s jinými údaji.

Subjekt údajů	Fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány.

Příslušný uživatel	Osoba odpovědná technicky za ukládání, ochranu a zálohování údajů, s výjimkou osoby nebo jednotky technicky odpovědné za ukládání, ochranu a zálohování údajů, osoba, která zpracovává osobní údaje v rámci organizace správce údajů nebo v souladu s oprávněním a pokynem obdrženým od správce údajů.

Likvidace	Výmaz, zničení nebo anonymizace osobních údajů

Law/PDPL	Personal Data Protectıon Law (the “PDPL”) No. 6698

Evidenční médium	Jakékoli médium obsahující osobní údaje zpracovávané zcela nebo částečně automatizovanými prostředky nebo neautomatizovanými prostředky za předpokladu, že tvoří součást systému evidence údajů.

Osobní údaje	Výmaz, zničení nebo anonymizace osobních údajů .

Inventář údajů	Inventář, ve kterém správci údajů vysvětlují a podrobně popisují činnosti zpracování osobních údajů, které provádějí v souladu se svými obchodními procesy; účely zpracování osobních údajů a právní důvody, kategorii údajů a maximální dobu uchovávání vytvořenou propojením se skupinou příjemců, kterým jsou údaje předávány, a skupinou subjektů údajů, která je potřebná pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány; osobní údaje určené k předání do zahraničí a opatření přijatá pro zabezpečení údajů.

Zpracování osobních údajů	Veškeré druhy procesů prováděných s údaji, jako je získávání, zaznamenávání, ukládání, uchovávání, změna, přeorganizování, zpřístupnění, předávání, převzetí, poskytování, klasifikace nebo zabránění jejich použití atd., zcela nebo částečně automatizovanými prostředky nebo neautomatizovanými prostředky za předpokladu, že tvoří součást systému evidence údajů.

Komise	Komise pro ochranu osobních údajů zřízená společností KARMOD za účelem správy Politiky a dalších souvisejících postupů a zajištění prosazování Politiky.

Board	Personal Data Protection Board.

Authority	Personal Data Protection Authority

Zvláštní kategorie osobních údajů	Údaje osob týkající se jejich rasy, etnického původu, politického názoru, filozofického přesvědčení, náboženství, sekty nebo jiných přesvědčení, oděvu a oblékání, členství ve sdružení, nadaci nebo odborové organizaci, zdraví, sexuálního života, odsouzení za trestné činy a bezpečnostních opatření, jakož i biometrické a genetické údaje.

Periodická likvidace	Proces výmazu, zničení nebo anonymizace prováděný z úřední povinnosti v periodických intervalech stanovených v politice uchovávání a likvidace osobních údajů v případě odstranění všech podmínek pro zpracování osobních údajů obsažených v Zákoně.

Politika	Politika ochrany osobních údajů

Zpracovatel údajů	Fyzická nebo právnická osoba, která zpracovává osobní údaje jménem správce údajů na základě oprávnění uděleného správcem údajů.

Správce údajů	Fyzická nebo právnická osoba, která určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a je odpovědná za zřízení a správu systému evidence údajů.

OBECNÉ ZÁSADY

KARMOD kontroluje ve fázi přípravy každého pracovního postupu vyžadujícího nové zpracování osobních údajů soulad údajů, které mají být zpracovány, s následujícími zásadami. Nevhodné pracovní postupy nejsou realizovány.

Při zpracování údajů KARMOD bude;

(I) Dodržovat pravidla zákonnosti a poctivosti.

(II) Zajišťovat, aby osobní údaje byly přesné a v případě potřeby aktuální.

(III) Dbát na to, aby byly zpracovávány pro určité, výslovné a legitimní účely.

(IV) Kontrolovat, že zpracovávané údaje jsou relevantní, omezené a přiměřené účelům, pro které jsou zpracovávány.

(V) Uchovávat údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy nebo po dobu vyžadovanou pro účel, pro který jsou osobní údaje zpracovávány, a zlikvidovat je, když účel zpracování již neexistuje.

POVINNOSTI A ODPOVĚDNOSTI

V rámci KARMOD byla zřízena Komise pro ochranu osobních údajů za účelem správy Politiky a dalších souvisejících postupů a zajištění prosazování Politiky. Komise se skládá z generálního ředitele, pracovníka lidských zdrojů, finančního ředitele a manažera oddělení informačních technologií. KARMOD, pokud je to nutné, také přijímá poradenství PDPL za účelem souladu s Personal Data Protection Law No. 6698. Komise může, pokud to považuje za nezbytné, pozvat poradce PDPL na svá zasedání.

Schází se řádně jednou za 6 měsíců. Může se sejít mimořádně, pokud to podmínky vyžadují, například v případě údajného porušení zabezpečení údajů.

Projednává otázky, které je třeba v Politice změnit/zlepšit.

Identifikuje otázky, které mohou být provedeny pro zákonné zpracování a ochranu osobních údajů.

Komise stanovuje kroky, které lze podniknout ke zvýšení povědomí ve společnosti a u jejích obchodních partnerů.

Identifikuje rizika, která mohou nastat při zpracování a ochraně osobních údajů, a přijímá nezbytná administrativní a technická opatření.

Zajišťuje kontakt s Authority a spravuje vztahy.

Vyhodnocuje žádosti od subjektu údajů.

Sleduje procesy periodické likvidace.

Aktualizuje Inventář údajů.

Provádí přiřazení související s výše uvedenými otázkami.

Opatření přijatá pro zabezpečení údajů

KARMOD přijímá veškerá technická a administrativní opatření nezbytná k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení za účelem (I) zabránění nezákonnému zpracování osobních údajů, (II) zabránění nezákonnému přístupu k osobním údajům, (III) zajištění ochrany osobních údajů.

6.Technická opatření

Je zajištěna bezpečnost sítě a bezpečnost aplikací.

Jsou přijímána bezpečnostní opatření v rámci pořizování, vývoje a údržby systémů informačních technologií.

Záznamy o přístupu jsou pravidelně uchovávány.

Používají se aktuální antivirové systémy.

Používají se firewally.

Jsou přijímána nezbytná bezpečnostní opatření při vstupu do fyzických prostředí obsahujících osobní údaje a při výstupu z nich.

Fyzická prostředí obsahující osobní údaje jsou chráněna před vnějšími riziky, jako je požár, povodeň atd.

Je zajištěna bezpečnost prostředí obsahujících osobní údaje.

Osobní údaje jsou zálohovány a je rovněž zajištěna bezpečnost zálohovaných osobních údajů.

Je zaveden a monitorován systém správy uživatelských účtů a kontroly oprávnění.

Log záznamy jsou uchovávány bez zásahu uživatele.

Používají se systémy detekce a prevence narušení.

Používá se šifrování.

6.Administrativní opatření

Existují disciplinární opatření pro zaměstnance včetně ustanovení o zabezpečení údajů.

Školení a osvětové aktivity v oblasti zabezpečení údajů jsou pro zaměstnance prováděny pravidelně.

Byly připraveny firemní politiky týkající se přístupu k informacím, jejich zabezpečení, používání, ukládání a likvidace a začaly být uplatňovány.

Opatření maskování údajů jsou uplatňována v případě potřeby.

Jsou uzavírány závazky mlčenlivosti.

Pro zaměstnance byla vytvořena matice oprávnění.

Oprávnění zaměstnanců, kteří jsou převedeni na jinou pozici nebo kteří opustili zaměstnání, jsou v této oblasti odebrána.

Podepsané smlouvy obsahují ustanovení o zabezpečení údajů.

Jsou stanovovány politiky a postupy zabezpečení osobních údajů.

Problémy se zabezpečením osobních údajů jsou rychle hlášeny.

Zabezpečení osobních údajů je monitorováno.

Množství osobních údajů je co nejvíce snižováno.

Ve společnosti jsou prováděny periodické a/nebo náhodné audity.

Byla identifikována aktuální rizika a hrozby.

Jsou stanovovány a uplatňovány protokoly a postupy pro zabezpečení zvláštních kategorií osobních údajů.

Pokud mají být zvláštní kategorie osobních údajů zasílány e-mailem, jsou vždy zasílány v šifrované podobě a s použitím registrovaného e-mailu nebo firemního e-mailového účtu.

Povědomí poskytovatelů služeb zpracování údajů je zvyšováno v oblasti zabezpečení údajů.

Práva subjektu údajů týkající se osobních údajů

Subjekt údajů se může obrátit na KARMOD a uplatnit nárok v následujících záležitostech:

Zjistit, zda jsou jeho/její osobní údaje zpracovávány,
Požádat o informace, pokud byly jeho/její osobní údaje zpracovány,
Zjistit účel zpracování osobních údajů a zda jsou pro tento účel používány,
Zjistit třetí strany, kterým jsou jeho/její osobní údaje předávány v tuzemsku nebo v zahraničí,
V případě, že jsou jeho/její osobní údaje neúplné nebo nesprávně zpracované, požádat o jejich opravu a o to, aby byla operace provedená v tomto ohledu oznámena třetím stranám, kterým byly jeho/její osobní údaje předány,
Požádat o výmaz, zničení nebo anonymizaci svých osobních údajů, pokud důvody jejich zpracování přestanou existovat, i když byly zpracovávány v souladu s ustanoveními PDPL a jakýchkoli jiných příslušných zákonů, a o to, aby byla operace provedená v tomto ohledu oznámena třetím stranám, kterým byly jeho/její osobní údaje předány,
Vznést námitku proti vzniku jakéhokoli výsledku, který je v jeho/její neprospěch, prostřednictvím analýzy jeho/jejích zpracovaných údajů výhradně automatizovanými systémy,
Požadovat náhradu, pokud utrpí škodu z důvodu nezákonného zpracování jeho/jejích osobních údajů.

HLÁŠENÍ PORUŠENÍ

Zaměstnanci KARMOD hlásí komisi jakoukoli práci, jednání nebo skutečnost, o které se domnívají, že je v rozporu s ustanoveními PDPL a/nebo Politiky. Pokud to komise po tomto hlášení porušení považuje za nezbytné, sejde se a vytvoří akční plán proti porušení.

Pokud k porušení došlo získáním osobních údajů třetími osobami nezákonnými prostředky, Komise tuto situaci oznámí subjektu údajů a Board do 72 hodin v rámci rozhodnutí Board ze dne 24.01.2019 a číslo 2019/10.

ZMĚNY

Změny v Politice připravuje Komise a předkládá je ke schválení představenstvu společnosti KARMOD. Aktualizovaná politika může být zaslána zaměstnancům e-mailem nebo zveřejněna na webových stránkách.

DATUM ÚČINNOSTI

Tato verze politiky byla schválena představenstvem a vstoupila v platnost dne 01.03.2020.